Digitaal Podium krijgt groen licht
Goed nieuws voor Digitaal Podium: de verdere uitrol van het gedeeld ticketingsysteem voor samenwerkende huizen kan van start gaan. Na een bewogen hoorzitting waar ook cult! aanwezig was en een positief rapport voor zowel de eerste als de tweede fase van het evaluatieonderzoek, is er nu zekerheid voor de volgende fases.
Het onderzoeksbureau iO polste bij de eerste fase naar feedback bij de drie pilootgroepen in stad Gent, regio Zuidwest en regio ZENDER. In de tweede onderzoeksfase stelden ze vragen aan cultuurwerkers buiten de pilootgroepen en polsten ze naar de tevredenheid, haalbaarheid, en digitale strategie. Conclusies daaruit zijn de nood aan schaalvoordelen, ontzorging, samenwerking en innovatie. De resultaten tonen ook een duidelijke belangstelling voor een gedeeld ticketsysteem.
Digitaal podium kreeg een positief antwoord van de minister, zoals Cultuurconnect ook meedeelt op hun website: “Op basis van dit rapport stelt de minister dat de onderzoeksvragen die de kern vormden voor de evaluatie positief beantwoord werden en dat de verdere ontwikkeling van Digitaal Podium een meerwaarde biedt voor de cultuursector.”
Cult! was de afgelopen jaren lid van de adviesgroep Digitaal Podium. Tijdens de hoorzitting van 21 maart in het Vlaams Parlement over Digitaal Podium werd er een schriftelijk reactie van cult! gevraagd. Aan de hand van ervaringen van cultuurhuizen met het project schreven we een samenvatting over de inhoudelijke relevantie voor onze sector. Hieronder kan je onze volledige reactie nalezen:
cult! over Digitaal Podium
cult! vertegenwoordigt de belangen van 172 Vlaamse en Brusselse cultuurhuizen (cultuur-en gemeenschapscentra). Met dit standpunt gaan we in op de inhoudelijke relevantie van het project Digitaal Podium voor onze sector. We benoemen de mate waarin het project inspeelt op de digitale noden en wensen binnen de diversiteit aan cultuurhuizen uit ons netwerk en de uitdagingen die wij zien.
een reële nood van de sector
Aanleiding van het project is een concrete vraag die geformuleerd werd vanuit ons netwerk. Cultuurconnect liet vervolgens in 2019 een grootschalige survey uitvoeren bij 114 organisaties (binnen en buiten ons netwerk) om een gemeenschappelijk digitaal systeem te bouwen en beter digitaal samen te werken op vlak van ticketing, website, planning en CRM. cult! en verschillende actoren uit de sector werden betrokken en konden vooraf ook feedback geven op de vraagstelling. Uit het resultaat van deze bevraging bleek een voldoende hoge responsgraad en draagvlak. Bovendien was cult! positief over de grondige en beknopte opmaak.
mate van betrokkenheid
De sector en cult! als sectorvertegenwoordiger worden al jaren nauw betrokken bij het proces. Een cruciaal aspect is voor ons de vertegenwoordiging van de kleinere huizen, niet in het minst omdat zij het overgrote deel van het veld uitmaken. Sinds de opstart in 2019 maakt cult! deel uit van een adviesgroep die op regelmatige basis geconsulteerd wordt. In deze adviesgroep zitten ook cultuurwerkers en directeurs uit cultuurhuizen van verschillende grootorde. Daarnaast was er in 2019-2020 een ‘On Tour’ van Cultuurconnect langs diverse locaties in Vlaanderen om de focus van de conceptnota te bepalen. Er werden werkbezoeken en diepte-interviews afgenomen bij cultuurwerkers en er waren workshops en feedbackrondes. Ook voor het bestek is de adviesgroep geconsulteerd. Sinds de implementatie volgen er op geregelde tijd updates en is er ruimte om feedback te geven. Binnen de huidige evaluatieronde nam cult! al deel aan een workshop en zal het ook de bevraging in kader van fase 2 helpen verspreiden naar het netwerk.
prioriteiten & aanpak
We identificeren binnen het netwerk van cult! de volgende belangrijke prioriteiten voor het project (dit bleek ook uit de nodenanalyse): een digitaal systeem dat gebruiksvriendelijk is, zorgt voor een makkelijke en betere integratie met andere/reeds gebruikte systemen (UiTPAS, CRM, website …) binnen en buiten de organisatie, ontzorging, aantrekkelijker maken om een digitaal systeem te delen en samenwerkingen te vergemakkelijken tussen cultuurhuizen, gedeelde zaalplannen, doelgroepgericht en innovatief kunnen werken, meer interne efficiëntie, verhoogd gebruiksgemak voor bezoekers, kosten besparen door opschaling, mogelijkheid om aan cijferopbouw te doen met leesbare en bruikbare data.
Specifiek voor kleinere huizen: research/ondersteuning/een onderhandelingspositie creëren waar ze anders geen toegang tot zouden hebben, meer slagkracht krijgen, ontzorging op een schaal die anders niet haalbaar zou zijn en mogelijkheden tot het vormen van een meer aantrekkelijke eigen identiteit. Voor grotere huizen is het duidelijk dat er een goed aanbod nodig is om hen te stimuleren om in het project te stappen, omdat zij al vaker zwaarder geïnvesteerd hebben, een doorgedreven samenwerking hebben of al een proces van trial & error met ‘hun’ huidige systemen hebben doorlopen. Voor hen (maar niet alleen voor hen) is het aspect samenwerking en een flexibel en open systeem dat toelaat om toekomstgerichte innovaties in de werking door te voeren belangrijk.
Individuele huizen hebben niet de middelen, het personeel noch de tijd om digitale systemen op zichzelf te onderzoeken en af te wegen, laat staan door te onderhandelen of ‘op maat’ van de sector te brengen. Daar maakte de ondersteuning van Cultuurconnect nu al het verschil.
Uit de huidige pilootprojecten blijkt we dat er een basis is gelegd om aan de meeste noden tegemoet te komen. We zien evenwel nog kinderziektes en nog mogelijke efficiëntiewinsten. Een vernoemd aandachtspunt bij de piloten is het spanningsveld tussen digitale en analoge verkoop. Nog zo’n vraagstuk is het instappen als ‘individueel’ huis (buiten een cluster), die nog geen deel uitmaakt van een concrete samenwerking en toch kan genieten van de schaalvoordelen.
over de duur van het proces
Het voorafgaand proces en traject duurt al behoorlijk lang. Wie hoopt(e) op snel rendement moet al lang op potentiële baten wachten. Voor een aantal huizen die sterk twijfelden aan een nieuw systeem gaat het echt te traag: contracten bij bepaalde leveranciers zitten in een verlengingsfase. Oorzaken van de vertraging zijn begrijpelijk en vrij makkelijk te benoemen (de wijziging van de scope van de conceptnota n.a.v. gesprekken met enkele IT-leveranciers, de coronacrisis, de duur en fasering van de evaluatie …).
Tegelijk ging het proces tussen opmaak van de vereisten voor het digitale systeem en de effectieve implementatie voor sommige huizen in de pilootprojecten te snel. Het blijkt een zeer complex verhaal om alle noden over clusters van cultuurhuizen heen vooraf zeer precies te definiëren in een consensus.
Belangrijke bedenking nog: de pilootprojecten zijn opgezet tijdens grote besparingsoefeningen waar lokale huizen onder hoge druk staan en veel moeten opleveren met weinig tijd. We moeten bovendien realistisch zijn over de tijd die nodig is voor zo’n volledige transformatie. Twee jaar is vanuit dat perspectief kort.
vooruitkijken
We pleiten vanuit de sector om dit project vooral niet stop te zetten, maar op te schalen met de steun van Cultuurconnect. De schaalbare voordelen van dit Digitaal Podium voor de cultuursector moeten juist nog komen. De geleerde lessen uit de pilootprojecten moeten we kunnen laten renderen.
Dit is niet alleen van belang voor de digitale innovatie en samenwerking in de cultuursector en daarmee ook de digitale maturiteit van cultuurhuizen, maar ook voor (potentiele) bezoekers en klantvriendelijkheid.
Daarnaast kijken we uit naar de reacties vanuit de sector op de survey die nu loopt.
Dit schriftelijk standpunt werd opgemaakt door cult! naar aanleiding van de hoorzitting tijdens de commissie cultuur in het Vlaams Parlement op 21 maart 2024.
