costings: hoe doe je dat?
Om op een juiste manier te berekenen welke partageregeling en garantiesom voor een voorstelling in jouw cultuurhuis mogelijk is, gebruik je een costing. In een costing bereken je welke kosten het cultuurhuis maakt bij een voorstelling. Op die netto winst (of verlies) bereken je dan de partage.
Met een costing maak je duidelijk en transparant waar je cultuurhuis inspanningen levert en welke kosten nodig zijn om een succesvolle voorstelling te garanderen. Een costing maakt je onderhandeling concreet en biedt aan boekingskantoren en artiesten een duidelijk inzicht in de werking van een cultuurhuis. We loodsen je door de belangrijkste principes bij de opmaak van een costing.
structuur costing
1. ticketinkomsten
- Inschatting van de verkoop. Wees hier transparant over de verschillende tarieven.
- Zet hier geen drankinkomsten.
- BTW en SABAM worden hier in mindering gebracht.
- Ticketfee per ticket (doorgaans is dit 1 tot 2 euro per ticket)
2. uitgaven
- Zaalkost: hier hanteren cultuurhuizen verschillende berekeningswijzen, bijvoorbeeld 15% ticketverkoop, 1 euro/stoel, of een vast bedrag bv. 250-750 euro afhankelijk van de grootte van je zaal
- Catering: forfait per persoon (doorgaans tussen de 25-50 euro) of de reële kost van de catering & hospitality (ontvangst, koffie, gevulde frigo …)
- Personeelsinzet: reële kost, bv. 250 euro
- Vrijwilligers: catering, bewaking, service …
- Hotel: reële kost
- Techniek: PA/L - backline: specifieke showkosten en huur extra materiaal
- Marketingkosten/promo: bv. 100 euro
- Miscellaneous expenses: variakost bij grote events
- Voorprogramma: enkel indien op vraag van de booker
- Bar fee: enkel indien je geen bar kan houden bij grote events
3. partage:
- Vaak gehanteerde verhouding: 80/20 of 70/30 wordt berekend op netto saldo. Dit betekent dus dat van iedere kost de artiest 80% betaalt en de organisator 20% (of 70% & 30%).
- Vaak ligt de partage al vast bij het aanbod. Soms kan je dan onderhandelen over de verdeling van de partage en de verdeelsleutel van de garantiesom. Je kan bijvoorbeeld een lagere garantiesom met een hogere partage voor de artiest voorstellen. Op die manier spreid je het risico.
- Berekening: trek de kosten af van de inkomsten en pas dan een haalbare verdeelsleutel toe op het nettobedrag in vergelijking met de garantie. Zo maak je een goede inschatting waarmee je perspectief kunt bieden indien de voorstelling uitverkoopt, maar maak nooit op voorhand een berekening op een uitverkochte zaal (tenzij dit strategisch voordeliger is).
algemene principes
- Gebruik steeds dezelfde, duidelijke & gestructureerde template om een costing op te maken.
- Een partagesysteem werkt als het correct wordt toegepast. Dit wil zeggen: wanneer alle kosten meespelen en aanvaard worden. Daarom is het belangrijk om een volledige costing te maken. Het legt ook een stuk van de verantwoordelijkheid bij de artiest en zo deel je risico en succes.
- Maak een goede afweging van wat je wel en niet in de costing opneemt om je onderhandelingsmarge en positie in de regio te vrijwaren (zet jezelf niet buiten spel met een té uitgebreide costing).
- Maak je costing vooraf, niet achteraf, dan is het te laat. Bij een offer gebruik je direct al een costing zodat je geen zaken vergeet. Eens de mail vertrokken is, kan je er mogelijks niets meer aan toevoegen.
- Stuur jouw costing op voorhand door en bevestig pas een onderhandeling nadat je daar een bevestiging van krijgt.
- Zorg dat je de eigen inkomsten van voorgaande shows goed voor ogen hebt bij een onderhandeling. Dit geeft vertrouwen en zo kan je de eigen budgettaire ruimte correcter inschatten en in onderhandeling brengen.
- Vertrek bij de onderhandelingen vanuit de noden van de zaal & artiest: wat hebben we beiden minimaal nodig?
- Opgelet: de garantiesom zet je nooit bij de uitgaven.
wat neem je op?
- Gebruik bij zaalkost & catering steeds hetzelfde percentage of vast bedrag, op die manier werk je transparant. Mocht de catering duurder worden op vraag van de artiest, dan onderhandel je dit ook op rekening van de artiest.
- Indien de PA in house is, kan je dit eventueel inbrengen via een afschrijvingspercentage.
- Check op voorhand of de artiest technici meeneemt, indien niet, onderhandel dit mee in de deal.
- Maak een technische fiche of catering-rider die afwijkt op voorhand bespreekbaar met de tourmanager of boekingsagent. Zo beslissen sommige huizen als algemene regel om geen sterke drank aan te kopen ook wanneer dit wel vermeld staat in de rider.
- Door duidelijk te vermelden wat de hotelkost is, zijn wijzigingen die achteraf worden toegevoegd (zoals een dag vroeger aankomen en extra hotelnacht laten boeken), op die manier voor de rekening van het gezelschap.
- Bekijk bij je berekening of het interessant is om een uitverkochte zaal op te nemen. Soms kan dit handig zijn om een artiest te overhalen (wij kunnen potentieel zoveel tickets verkopen) of kan je daarmee aantonen dat je zelfs met een uitverkochte zaal verlies zal maken. Om een eerlijke inschatting te maken bereken je je costing dan weer best niet op volle capaciteit.
extra tips
- Niet alle genres zijn even vertrouwd met partage. Durf hierover een helder gesprek te voeren en licht ook de basisprincipes van een partageregeling toe wanneer er een onredelijk voorstel op tafel ligt.
- Zet indien mogelijk andere winstgevende activiteiten bewust in om een financiële buffer op te bouwen waarmee je bijvoorbeeld concerten kan organiseren die risicovoller zijn of die een investering vragen. Op het juiste moment en bij de juiste act meegaan in onderhandelingen kan zo jouw positie als speler sector ten goede komen.
- Via uitwisseling in je regio zet je jezelf als huis niet uit de markt en hou je de vinger aan de pols.
- Soms kan het handiger zijn om eerst een datum te prikken en dan pas te onderhandelen over de voorwaarden.
- Maak de inspanningen van de boekingsagent bespreekbaar zodat je weet wat er achter hun ‘commissie’ zit. Dat kan bijvoorbeeld promo voor jouw voorstelling of concert zijn.
- Je kan ook een costing opmaken die op het einde van de rit verlieslatend is. Daarmee toon je dat je eigen middelen gebruikt om die bepaalde act te programmeren.
- Het profiel van jouw cultuurhuis bepaalt jouw onderhandelingspositie. Maak een nuchtere inschatting van die positie in vergelijking met cultuurhuizen binnen jouw regio en in de (muziek)sector.
- Ken de prijzen en de verkoop van cultuurhuizen uit de buurt om je strategie te bepalen voor een tour die volgend seizoen doorloopt. Check bijvoorbeeld opkomst, prijzen, het verhaal en de evolutie van de artiest.
- Indien het niet gevraagd wordt, hoef je geen uitsplitsing door te sturen bij de afrekening.
- Sommige cultuurhuizen bekijken of zaalverhuur voordeliger is dan de voorstelling opnemen in programmatie. Het kan lonen om hier een duidelijke visie in op te bouwen en ook sterker te staan bij onderhandelingen.
De tips en expertise uit dit advies komen rechtstreeks van cultuurhuizen uit de werkgroep costings van 15 februari 2024 en uit het cult!-circuit van 14 maart 2023 met expert ter zake Robbie Boi. De komende jaren blijft cult! inzetten op zakelijk thema’s om zo de expertise en de positie van het netwerk te versterken. Heb je hier vragen over? Of ontvang jij graag twee voorbeeldcostings (enkel voor leden)? Mail ons via info@cult.be.
cult! vzw is zorgvuldig als het gaat om informatie en antwoorden die het zelf geeft of die het krijgt van experten en partners op wie het een beroep doet. cult! streeft er naar steeds zo goed en correct mogelijke info te geven. cult! kan echter niet garanderen dat de informatie altijd foutloos, volledig en actueel is. Daarom kan er aan de informatie op deze website en aan eventueel advies per mail of telefoon geen rechten worden ontleend.
