office manager OP/TIL
OP/TIL is een jonge organisatie die individuen, organisaties en besturen uit Vlaanderen en Brussel ondersteunt bij hun praktijkontwikkeling, subsidieaanvragen en beleidsvisie rond bovenlokale cultuur. De organisatie vindt haar oorsprong in het decreet Bovenlokale Cultuurwerking (2018). OP/TIL werkt vanuit de Ravensteingalerij in centrum Brussel. We vormen een klein en dynamisch team, waar iedereen mee de handen uit de mouwen steekt en zich flexibel opstelt. We zoeken een office manager (m/v/x).
jouw profiel
Als office manager ben je het kloppend hart van het steunpunt: je draagt mee zorg voor een vlotte operationele werking en verzorgt het onthaal. Je werkt zorgvuldig, attent en daadkrachtig. Je behandelt vertrouwelijke en financiële gegevens discreet. In nauwe samenwerking met de directeurs, sta je in voor de zakelijke ondersteuning & uitvoering. Je ondersteunt je collega’s bij de dienstverlening waar nodig. Je hebt de nodige ervaring en kan zelfstandig en flexibel werken. Je bent vertrouwd met Google Workspace (Documenten, Spreadsheets, Presentaties, …) en Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, ...). Ervaring met facturatie en boekhouding is zeker een pluspunt.
takenpakket
- Je bent de administratieve ondersteuner bij de dienstverlening: beheer info@ en telefoon, inschrijvingen, facturatie, attesten, infopakketten samenstellen, CRM up-to-date houden
- Je beheert de basisboekhouding (digitaal) & begroting, in nauw overleg met directeur en externe boekhouder/revisor
- Je volgt personeelszaken op: voorbereiding loonsverwerking, contacten met sociaal secretariaat, …
- Je voert financiële transacties uit, staat in voor facturatie, volgt de rekening op, …
- Je verzorgt het onthaal van bezoekers zowel in het kantoor van OP/TIL als tijdens onze evenementen buitenshuis. Je bent het gezicht en het eerste aanspreekpunt van OP/TIL.
- Je werkt vlot met alle digitale toepassingen voor tekstverwerking en excel/spreadsheet: mailen, personeelszaken, boekhouding, e-banking, CRM Teamleader, …
- Je houdt steeds rekening met GDPR bij het beheren van gegevens
- Je beheert de centrale agenda, boekt afspraken en vergaderzalen, verzamelt inschrijvingen...
- Je bewaakt het tijdig indienen van officiële documenten
- Je doet aankopen, bestellingen, beheert de aankopen
- Een vlotte pen strekt tot aanbeveling: documenten nalezen (gevoelig voor correcte spelling en grammatica), uittikken, verslagen in de huisstijl zetten
- Je werkt vlot met onze externe leveranciers: EGW, verzekeringen, onderhoud, telefonie & internet
- Je beheert het administratief archief
- Je werkt hoofdzakelijk van op het kantoor in Brussel. Je staat er ook voor in dat dat een fijne werkplek is voor alle collega’s. In dat kader maak je o.a. afspraken met het poetsbedrijf.
aanbod
We bieden je een voltijds contract van onbepaalde duur (4/5e is bespreekbaar) in een dynamische en gevarieerde werkomgeving. Je kan genieten van glijdende werkuren en komt in een gedreven team terecht. Verloning en verlofregeling volgens pc 329 (B1C)). Relevante anciënniteit kan meegenomen worden. Terugbetaling woon-werkverkeer. We mikken op een snelle indiensttreding.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
Interesse? Stuur jouw cv en motivatiebrief tegen uiterlijk 17 oktober 2022 naar lien.verwaeren@cultuuroptil.be. De preselectie gebeurt op basis van je motivatiebrief. De geselecteerde kandidaten krijgen een uitnodiging voor een mondeling gesprek. Dit zal in principe live doorgaan in Brussel op donderdag 20 oktober of woensdag 26 oktober (reserve). Meer informatie kan je opvragen via mail bij lien.verwaeren@cultuuroptil.be.
