tips & tricks bij contracten

laatst aangepast

#zakelijk

Contracten nalezen en onderhandelen over bepaalde voorwaarden zijn in onze sector schering en inslag. Toch zijn er bepaalde zaken die niet altijd even vlot verlopen. Uit een bevraging in december 2021 blijkt dat veel cultuurhuizen niet altijd even zeker zijn van hun aanpak. In het coronatijdperk wordt ook vaak naar de presentatieplekken gekeken voor kant-en-klare oplossingen en financiering. Daarom stelden we vanuit cult! samen met ervaringsdeskundigen uit ons netwerk, enkele verduidelijkingen en tips op om beter te manoeuvreren tussen voorwaarden, clausules en jargon. Met als doel: goede en duidelijke afspraken waarmee alle partijen gebaat zijn.

 

algemene voorwaarden en bijzondere bepalingen

 

De algemene voorwaarden zijn afspraken die bij elk contract hetzelfde zijn. Denk aan: betalingsvoorwaarden, overmacht, wat bij contractbreuk, verzekeringen…  Voor beide partijen is het gemakkelijk om met algemene voorwaarden te werken aangezien zo een deel van het contract steeds identiek blijft. Idealiter gaat de sector in de toekomst aan de slag met duidelijke, niet-gecontesteerde algemene voorwaarden (zoals al in Nederland het geval is). Algemene voorwaarden zijn ook steeds wederkerig.

Met bijzondere bepalingen bedoelen we bepalingen die aanpasbaar zijn voor elke specifieke voorstelling en situatie. Dit gaat over de plaats en tijd, financiële afspraken, catering, gastenlijst…

 

overmacht of schadevergoeding

 

Een van die algemene voorwaarden is overmacht. Het begrip overmacht wordt door het Burgerlijk Wetboek niet strikt omschreven maar wordt gezien als een gebeurtenis buiten elk aanwijsbaar menselijk handelen, zoals een overlijden, een plotse ziekte of pandemie, of extreme weersomstandigheden en rampen (denk aan hevige sneeuwval, een storm of een overstroming). De Engelse term, Act of God, spreekt dan ook tot de verbeelding. Concreet betekent overmacht een onmogelijkheid tot uitvoering van een overeenkomst. Sluiting door (lokale) overheden is ook overmacht. Indien het contract wordt verbroken en het niet over overmacht gaat, spreken we over contractbreuk of annulatie (zonder overmacht).

Soms eist een artiest of boekingskantoor een schadevergoeding. Dit lijkt niet aan de orde te zijn bij overmacht, omdat er in relatie tussen de verstrekker en de genieter geen fout is gebeurd waardoor de ene partij aan de andere partij een som verschuldigd zou zijn op basis van diens aansprakelijkheid. In het Belgische recht moeten immers aan de 3 toepassingsvoorwaarden van artikel 1382 B.W. voldaan zijn: men moet 1) schade geleden hebben 2) die is veroorzaakt 3) door andermans fout.

Het niet kunnen uitvoeren van de aangegane verbintenissen (optredens bijvoorbeeld) vindt geen oorzaak in de relatie opdrachtgever - artiest maar is een gevolg van overmacht, bijvoorbeeld door een door de overheid opgelegde maatregel.

overmacht opnemen in bijzondere bepalingen

  • indien in het geval van overmacht een overeenkomst niet kan uitgevoerd worden, kan je in de bijzondere bepalingen toevoegen dat de partijen in onderling overleg en te goeder trouw naar een nieuwe datum of alternatieve oplossing zullen zoeken. Noteer dit als een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
  • Via die bijzondere bepalingen kan je ook andere opties voor overmacht toevoegen. Stem met je lokaal bestuur af wat er mogelijk is. Je kan bijvoorbeeld een 30%-compensatieregel opnemen, of met alternatieve compensatieregelingen werken (bijvoorbeeld 125 euro per dag per betrokken werknemer). Die bepalingen gaan dan voor op de algemene voorwaarden.

 

bekijk je contract zorgvuldig – 9 aandachtspunten

 

Let bij het nalezen op onderstaande aandachtspunten:

  1. Bekijk hoe de betalingen gebeuren. Soms vragen ze om op voorhand of de avond van de voorstelling te betalen of is er een eis om te betalen zonder een factuur. Het algemeen principe is dat facturen pas achteraf moeten betaald worden, meestal binnen de 21 à 30 dagen na prestatie. Een goede vuistregel voor een voorschot is om maximaal 50% te betalen.

Tip: Indien je met een administratieve kost zit binnen je ticketingsysteem, gebruik je voor partageberekeningen best steeds de extern gecommuniceerde ticketprijs minus de administratieve kost.

  1. In het geval van overmacht is het woordje ‘onvervangbaar groepslid’ discussieerbaar. Als één van de bandleden ziek wordt, is het redelijk helder. Maar wat als de geluidstechnieker ziek wordt of een koorlid?
  2. Bij de opmaak van het contract is het belangrijk om het wederkerig karakter ervan duidelijk te maken. In het geval van een contractbreuk aan de kant van de artiest is er een reden om (ook) een schadevergoeding te eisen. Dit geldt niet bij overmacht. Voeg daarom ook zaken op in het contract die hiernaar verwijzen zoals ‘vice versa’ of ‘voor beide partijen’.

Tip: Vaak is de helft van de uitkoopsom een billijke schadevergoeding wanneer één van de partijen contractbreuk pleegt. Wanneer grotere schade kan bewezen worden, is er ook een hogere schadevergoeding mogelijk.

  1. Clausules over foto’s of video-opnames lees je best goed na. Indien mogelijk pas je die best aan aan de realiteit (denk aan het verbod om het publiek foto’s te laten nemen tijdens een concert in een tijd waar iedereen een smartphone op zak heeft).
  2. Auteursrechten van foto’s en promomateriaal: indien dit niet opgenomen staat in het contract, voeg je dit best toe. Daarmee doe je als organisator afstand van mogelijke problemen rond auteursrechten voor foto’s en ander materiaal die door het boekingskantoor zijn aangeleverd.
  3. Maak in het contract een duidelijk onderscheid tussen gages en productiekosten en vraag om dit ook zo op te nemen in de factuur. Bedrijfsvoorheffing voor buitenlandse artiesten is niet altijd heel transparant.

Tip: Geef op voorhand je bedrijfsvoorheffing aan, op die manier krijg je een korting.

  1. De verantwoordelijkheid voor veiligheid en materiaal (bij schade of diefstal) zijn een gedeelde verantwoordelijkheid en niet enkel van de organisator. Geef bijvoorbeeld aan dat je als organisator zal handelen als goede huisvader.
  2. Indien er wijzigingen zijn aan het originele contract moet je altijd vragen om de wijzigingen te ondertekenen of een aangepast contract te bezorgen. Wanneer je ondertekent kan je ook toevoegen dat je tekent onder voorbehoud van het akkoord van de artiest met de aangebrachte wijzingen.
  3. Wees steeds kritisch, lees goed na en pas gerust aan wanneer een verwoording niet overeenstemt met de praktijk.

Tip: Stel een bevestigingsbrief op indien je nog geen ontwerpcontract ontving, waarbij je vóór het ontvangst van het contract al afspraken noteert. Die vertrekt uit jullie mondelinge overeenkomst of mailverkeer en moet vooral antwoorden geven die nodig zijn om bijvoorbeeld een seizoensbrochure op te stellen of budgetten in de gemeente te bespreken. Belangrijk is om hierbij te vragen naar een ontwerpcontract, technische fiche, de rider en de promoteksten/foto’s. Enkele vragen die je bijvoorbeeld kan stellen: is er een partage afgesproken en zo ja welke? Zijn er bijkomstige kosten? Welk promomateriaal is er voorzien? Welk BTW-tarief is van toepassing?

 

Met bovenstaande tips geven we enkele concrete ideeën mee die alle partijen ten goede komen. Daarnaast blijft duidelijk communiceren, alternatieve opties bespreken en solidariteit de belangrijkste ingrediënten voor een goede samenwerking.

cult! vzw is zorgvuldig als het gaat om informatie en antwoorden die het zelf geeft of die het krijgt van experten en partners op wie het een beroep doet. cult! streeft er naar steeds zo goed en correct mogelijke info te geven. cult! kan echter niet garanderen dat de informatie altijd foutloos, volledig en actueel is. Daarom kan er aan de informatie op deze website en aan eventueel advies  per mail of telefoon geen rechten worden ontleend.